Jobba effektivt – mina bästa tips för att få saker gjorda

I början på året skrev jag om mina jobbdrömmar och mål för 2018, där jag bl a skrev om att jag siktar på sex timmars arbetsdag och att jobba så effektivt som bara är möjligt. Och vet ni jag tycker att det har gått riktigt bra (absolut inte att det har funkat exakt varje dag eller hela tiden), men jag känner ändå att jag börjar bli så varm i kläderna med det här arbetssättet att det mer eller mindre bör kunna ses som en ny vana.

Så jag tänkte att jag berättar lite hur jag gör och hur jag tänker. Och kanske kan mitt sätt att jobba hjälpa också dig:

Jobba effektivt

Mina 10 bästa tips till att jobba effektivt

1. Inventera

Börja dagen (eller ännu hellre, avsluta dagen innan) med att tänka ut och skriva upp vad som är de tre absolut viktigaste sakerna du behöver få gjort. Det har jag skrivit om förut här: Vilka är dina tre viktigaste punkter idag? Syftet är helt enkelt att stanna upp och verkligen analysera: vilka saker på mitt schema spelar störst roll?

Det övergripande målet för att jobba så effektivt det bara går är ju att få koll på vilka saker du gör som får störst effekt. Och som för dig framåt mot dina övergripande mål. Samt såklart: vilka saker som faktiskt varken gör till eller från för resultatet. 

2. Gör schema

Låter jättefånigt. Men för mig är det en jättebra hjälp att ha fasta tider. Mitt veckoschema ser just nu ut ungefär så här: 

Måndag: Blogg, ekonomi, mail och att packa ordrar för JohannaN.
Tisdag: reDEW (mitt nya jobb på 40 %)
Onsdag: reDEW
Torsdag: Blogg, mail och sociala medier, packa ordrar
Fredag: JohannaN och rensa mailinkorgen inför helgen samt annat som inte hunnits med under veckan.

Och så dagsschema, det kan exempelvis se ut så här för en måndag: 
8-10 Mail
10-12 Blogg
12-12.30 Lunch
12.30-15 Webshop: packa ordrar.

Nu händer det ju en drös andra grejer under veckan också (plus att jag jobbar något fler timmar vissa dagar), men det är ändå skönt att ha en tydlig struktur att utgå ifrån. Och lättare att ändra i efterhand än att ha all tid flytande och helt flexibel. Att veta när jag ska göra olika saker gör mig också mycket mindre stressad. Det är som att schemat i sig gör att jag har koll på läget.

Tips för att sluta prokastinera

3. Skapa struktur, mallar och rutiner

Lägg tid på att fixa bra strukturer! Jag har mallar för de vanligaste mailfrågorna och en bloggkalender med vilka inlägg jag ska göra den närmaste månaden. Och jag har manualer i dropboxen för alla saker jag gör lite då och då men inte tillräckligt ofta för att komma ihåg (exempelvis vad jag varje månad ska skicka in till min bokföringsbyrå). Ja, allt som kan tänkas ta upp plats i huvudet: det ska du skapa en struktur och rutin för.

Exempelvis blir jag stressad av tanken på att jag kan glömma något. Så därför använder jag systemet Trello som min kalender, och jag har tillgång till det via både datorn och en mobilapp. Och så fort någon säger något till mig skriver jag upp det i min Trello-kalender och att-göra-lista. Ett möte, något jag ska återkoppla på eller så bara en idé hos mig själv. Och så fort jag skrivit upp kan jag släppa det. Vilket gör att allt jag inte behöver komma ihåg själv sparar såväl utrymme i hjärnan som energi och tid hos mig.

3. Se till att ha så lite tid som möjligt

Det här är lite galet: men de allra flesta sakerna du gör tar exakt så lång tid som den tid du har på dig. D v s har du 4 timmar på dig att läsa en rapport, ja då tar det 4 timmar. Men du kan också göra exakt samma grej på 3 veckor eller 1 timme, allt beroende på din deadline.

Och även om det skulle kännas logiskt att läsa den där rapporten på en timme och sedan vila i resterande 3 veckor (om det är tiden vi har på oss), så skulle de flesta av oss aldrig göra det. Vi är nämligen proffs på prokastinering, d v s att skjuta upp saker. Och ju mer vi skjuter upp desto mer tid tenderar vi att lägga på att gruva oss och andra oviktigheter.

10 tips för att jobba mer effektivt

Så det gäller helt enkelt att plocka bort startsträckan för att komma till skott. Och det gör du bäst genom att ha lite tid. Tanken "fasen jag har bara 30 min för det här, för att jag ska hinna måste jag bara köra!", den gör underverk. Så sätt korta deadlines till dig själv!

Det är utifrån den här teorin som jag jobbar mellan kl 8.30 och 15. D v s ju kortare pass, desto mindre hinner jag fundera och desto mer bara gör jag. Skulle jag jobba 8-20 skulle jag mest troligt få exakt lika mycket gjort, men jag skulle ha mer tid att undvika att ta tag i saker.... Så att ha en sluttid är superviktigt.

Och jag märker det själv, när jag bestämmer mig för att jag måste gå hem från jobbet 15.00 (en utmaning i sig att att lura sig själv när jag jobbar hemifrån men men...), då hinner jag jobba klart till dess. Men när jag inte har en sluttid kan klockan plötsligt vara 17.30 och jag har fortfarande inte gjort det där som jag borde....

4. Fokusera

Träna på att bara göra. Inte tänka eller göra något annat. Det här kräver träning och är supersvårt. Men som med allt annat så är det tyvärr bara återkommande övning som funkar. Så om du fladdrar iväg på annat (Facebook och kolla mailen är en klassiker!), ge inte upp utan testa om och om igen på det här med att verkligen fokusera på en sak i taget (och ett tydligt schema, tips nr 2, och att ha en tydligt uppmätt tid för uppgiften, tips nr 3, hjälper absolut till!)

4. Låt dig inte störas

För att verkligen kunna fokusera får du inte låta dig störas. Varken av dig själv eller andra. Gör en sak i taget och låt inget annat distrahera dig.

Det som verkligen äter upp tid är nämligen så kallad ställtid. Så fort du blir avbruten i det du gör behöver du flera minuter för att hitta tillbaka till den tanken och det fokus du hade innan. Och då många av oss blir det massor av gånger per dag, ja, gissa hur mycket tid du kan spara på att inte låta dig bli störd!

Fokusera och få saker gjorda - bra jobbtips

6. Om du har svårt att komma igång, byt uppgift

Än hur mycket du tränar på att fokusera och sätta korta deadlines, så är det svårare vissa dagar än andra att verkligen sätta igång. Och då tycker jag att det här fungerar: om jag märker att jag gruvar mig för en uppgift (exempelvis skriva ett helt blogginlägg från scratch som kräver rätt mycket energi och inspiration) så byter jag uppgift.

Uppgiften jag gör i stället måste vara något lätt. Det kan vara att svara på mail eller bloggkommentarer, städa i dropboxen, skicka in grejer till bokföringsbyrån, stämma av bankkontot eller något annat som har en väldigt låg tröskel för att komma igång. 

För hela poängen är att när du hittat tillbaka till flowet genom det här, ja, då kommer du smidigt kunna glida över till den där uppgiften som alldeles nyss kändes alldeles för svår.

7. Batcha uppgifter

Batcha betyder ungefär "att samla ihop". Exempelvis att svara på dagens alla mail vid ett och samma tillfälle. Eller att köra flera möten efter varandra och att göra allt med ekonomi samma förmiddag. D v s om du gör mycket av samma sak vid samma tillfälle så sparar det massor av tid och blir mer effektivt.

8. Tacka nej till möten

Det här är lite av min favorit. Det är så lätt att tänka att möten är viktiga, relevanta och löser det mesta. Men det är inte sant. Istället har många av oss en ovana att föreslå möte när det oftast räcker med ett mail eller telefonsamtal.

Så, ta för vana att fråga de som vill boka in ett möte vad de vill prata om. Be dem maila dig och berätta konkret.

Och när du har möten: sätt en starttid och sluttid för mötet. Det får folk att fokusera och vara tydliga. Bli därför inte heller förvånad över hur många gånger folk vill träffas utan riktig anledning.

Själv tackar jag konsekvent nej till de som vill träffas "förutsättningslöst", för mig är allt utan förutsättningar nämligen helt meningslöst. Det ligger liksom lite i ordets natur...

Effektivare arbete

9. Skit i saker

Vad exakt ger störst effekt? Gör de saker som syns mest och ger mest. Och små detaljer som ingen annan än du bryr dig om: strunta i dem. Världen rasar inte för att en bild på Instagram inte är helt perfekt eller för att du inte har det mest välstädade skrivbordet (förutsatt att oordningen inte gör att du lägger massa onödig tid på att hitta saker)

Så lär dig vad som verkligen spelar roll, och skit i petitesserna.

10. Prioritera dig själv

Se din tid som helig. Och utgå från det i allt du gör. Det är jättekul att ha möten och fika med roliga människor, men fundera på vad din tid är värd och hur du verkligen prioriterar. Rent krasst kan en säga att varje gång du väljer att gå på ett möte utan direkt syfte (se nummer 8) så är den personen viktigare än de vänner du säger dig inte ha tid att träffa! 

Du är helt enkelt viktigast av allt i ditt liv. Så prioritera dig själv. Vad exakt är nödvändigt för dig att göra? Gör det, och jobba för att minimera allt annat som äter din tid men inte för dig mot dina mål.

Häromdagen tackade jag exempelvis nej till ett obetalt uppdrag som skulle ta några timmar av min tid med motiveringen att de timmar jag jobbar gratis lägger jag hellre på regelrätt volontärjobb. När jag såg på det utifrån det perspektivet kändes beslutet enkelt. Varför ska jag ge av mig själv till någon eller något som faktiskt inte betyder något speciellt för mig?

Varför vill jag jobba effektivt?

För mig handlar att jobba mer effektivt inte om att vara eller bli någon övermänniska. Utan om att frigöra tid. Genom att komprimera min jobbtid frigör jag energi till det som är verkligt viktigt: min familj, mina vänner och att steg för steg ta mig närmare mina mål. Samt att vila och må bra. 

Mer att läsa

Vill du läsa mer relaterat till det här? Här är tre inlägg som jag tror du kan gilla:

Produktiv eller jobba för jobbandets skull?

Att ta helikopterperspektiv

Om att ge och ta - och att vara snäll som min livsstrategi

Väcker det här inlägget några tankar eller funderingar hos dig? Och har du något ytterligare tips på hur du får saker gjorda? Låt oss prata vidare i kommentarsfältet!

Hoppas så att du gillade tipsen!

Klicka gärna på hjärtat om du gillar inlägget, och följ mig på bloglovin' om du inte vill missa något och vill spara inlägg till sen.